为规范局机关政府采购合同的管理，有效维护合同签订各方的合法权益，防范与控制合同风险，根据《中华人民共和国民法典》及有关法规，结合我局实际，制订本办法。
局机关政府采购合同管理办法是加强机关内部控制管理的一项重要内容，对于规范局机关政府采购活动的开展具有重要意义。局机关全体工作人员必须严格遵守，局内有关处室必须互相配合，共同努力，做好以“重合同、守信誉”为核心的合同管理工作。
一、政府采购合同管理适用的原则范围
（一）以《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国政府采购法》等合同管理相关法律法规为依据，坚持“平等、自愿”的原则，实行“谁签订、谁负责”的管理要求。
（二）政府招标项目所在处负责合同签订。
（三）政府采购合同的拟定必须以招标文件（包括竞争性谈判文件、询价采购文件等）为蓝本，不能脱离招标文件的基本原则与范围。
（四）局机关各处对外签订的各类政府采购合同一律适用本办法。
二、政府采购合同的内容
政府采购合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。应包括以下基本要素：
（一）双方单位的全称(包含统一社会信用代码、法定代表人姓名)、签约时间和签约地点。
（二）政府采购合同内容：
1.工程建设类合同的内容包括：工程范围、建设工期，中间交工工程的开工和竣工时间，工程质量、工程造价、技术资料交付期间、材料和设备供应责任，拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、付款方式、双方相互协作等条款。
2.货物（服务）采购类合同：应注明产品名称(含规格型号)、单价和总计金额、技术标准和质量、数量、包装、运输方式及运费负担、交货期限、地点及验收方法、付款方式、质量保证金的收取及违约责任等。
（三）合同应注明产生权益纠纷的民事诉讼由我单位所在地人民法院管辖。
（四）政府采购合同的签订应有签订人签字、单位公章、签署日期。
三、政府采购合同应注意事项
（一）政府采购合同签订双方都必须使用公章或合同专用章，严禁使用处章或财务专用章，注明合同有效期限；合同的生效日期不得早于双方的签署日期。
（二）政府采购合同签订人必须是法定代表人或法定代表人签署委托书的法人代理人。
（三）政府采购合同一律采用书面格式，一般为一式四份，合同签订双方各执两份。
四、政府采购合同的签订流程和审批
（一）政府采购合同应遵循合法性、严密性、可行性的原则由发生政府采购行为的处拟订，应符合以下要求：
1.合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。
2.严密性。包括：政府采购合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。
3.可行性。包括：当事人双方（特别是对方）是否具备履行合同的能力、条件和资金保障和承担可能发生的风险。
（二）政府采购合同的审查、审批。
局机关各处拟制政府采购合同后，应填写《省中医局政府采购合同（协议）审批单（授权签约书）》（附件1）并提供相关附件资料（合同或协议、中标通知书、采购计划备案表、公平争审查情况表），送局规划财务与信息化处进行资金保障性审核和局政策法规与监督处进行合法性审查无误后，按程序报批和签订。
五、政府采购合同的执行
（一）政府采购合同经双方正式签署后依法成立，具有法律约束力，一切与政府采购合同有关的人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。
（二）政府采购合同履行过程中，如实际履行或适当履行确有人力不可克服的困难而需变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内，从维护本局机关合法权益出发，从严控制变更、解除合同。
1.变更、解除经济合同的手续，应按本办法规定的审批权限和程序执行。
2.变更、解除经济合同，必须采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传、会议纪要等），口头形式一律无效。
3.因变更、解除经济合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。
（三）政府采购合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。同时应及时通知有关单位，并将有关资料汇总、归档。
六、政府采购合同管理的基础工作
（一）政府采购合同档案的保管
1.政府采购合同签署后，应由局承办处建立索引并保管一份书面正式文本和审批资料。后续相关资料应一并归档。
2.同时应将政府采购合同文本、审批资料及相关后续资料各扫描一份交局规划财务与信息化处保管。
（二）建立政府采购合同执行管理台帐
局承办处应根据政府采购合同规定的内容建立《省中医药局政府采购合同管理工作台帐》（附件2），并定期与局规划财务与信息化处核对。
（三）年度报告政府采购合同执行情况
年度终了，局机关各处应根据政府采购合同执行情况填制《省中医药局政府采购合同执行情况表》（附件3），拟写年度政府采购合同执行情况报告送局规划财务与信息化处局规划财务与信息化处根据局各处报送情况进行分析汇总后报送局领导审阅。
附件：1.省中医药局政府采购合同（协议）审批单（签约授权书）（模板）
2.省中医药局政府采购合同管理工作台账（模板）
3.省中医药局政府采购合同执行情况表（模板）
附件1
省中医药局政府采购合同（协议）审批单
（签约授权书）
合同（协议）名称：
编号：
中标单位（供应商或服务商）：
合同（协议）内容简述：
合同（协议）商定金额：
签约授权：
授权签约处： 签约授权人：
政策法规与监督处审查意见：
局分管领导意见：
局分管财务领导意见：
局主要领导意见：
承办处： 负责人： 经办人：
附件：合同（协议）、中标/成交通知书、公平竞争审查情况表、项目审批文件、采购计划备案表、本次合同管理工作台账电子版
合同编号规则为：“省中医药局首字母”+“处室简称首字母”+“年度”+“三位数
顺序编号”。例如：“SZYYJGHXXYCWC2021001”。
附件2
省中医药局政府采购合同管理工作台账（模板）
填报处室：（盖章） 填报人及联系电话： 填报日期： 单位： 元
附件3
省中医药局政府采购合同执行情况表（模板）
填报处室：（盖章）